Zeitmanagement

Unter Zeitmanagement soll hier verstanden werden: Die zielbewusste, tägl. Anwendung von Arbeitstechniken, um sich selbst (Selbstmanagement), den eigenen und den Arbeits- und Lebensbereich anderer zu organisieren, so dass Zeit optimal, auf jeden Fall sinnvoll genutzt wird.In der neueren Diskussion um Zeitorganisation in Firmen und im privaten Bereich hat es einen Paradigma-Wechsel gegeben. Der Trend war, - zunächst sehr allgemein gesprochen -, ein Tempo-Trend. Die Antwort auf ihn war die Ent-Schleunigung und Langsamkeit. Auch hat tendenziell das geplante Arbeiten abgenommen. Wurden im klassischen Zeitmanagement von beispielsweise zehn Stunden sechs für ABC-Arbeiten geplant, sind es heute 50 - 55 %. Der neueste Trend ist die Ausgewogenheit zwischen Beruf und Privatsphäre. Im Zeit-Balance-Modell kommt zum Ausdruck die Ausgewogenheit zwischen Leistung (im Beruf), Körper (Gesundheit), Kontakt (Familie und Freunde) und Selbstverwirklichung. Unabdingbare Bestandteile und Vorraussetzung der heutigen Zeitorganisation, z.B. mit der gängigen Methoden des Ziel- und Zeitplanbuches (ZZB) - einschließlich seiner Schnittstelle zur EDV - sind das Selbstmanagement und Werte- und Ziele-Analyse. Zusammenhängend sind zu verstehen: Zielsetzung, Planung der Aufgaben, Entscheidung ihrer Wertigkeit, Realisierung und Kontrolle der Ergebnisse - und dieses mittels Kommunikation und Büroorganisation (Internet, Telefon, Fax, Brief, Lesen). Zur Herbeiführung eines wirtschaftlichen Erfolges gehören Kapital (Geld), Kompetenz (Fach- bzw. Branchenwissen) und Kontakte (Kommunikation). Fehlt einer dieser drei Faktoren dieser 3K-TheorieC, ist nur noch ein Erfolg herstellbar, wenn mit wenigstem einen der übrigbleibenden (oder beiden) Faktoren kompensiert werden kann.Lebenswerte, Lebensziel und -zeit, berufliches Lebensziel und Lebensarbeitszeit stehen im Zusammenhang. Wenn die Lebensarbeitszeit über das normale Pensionsalter hinausgeht bis zum Lebensende, dann müssen vielfältige Gesundheitsmaßnahmen die lange Lebensarbeitszeit begleiten. Robuste Gesundheit, Freude an der Arbeit, Erfolg und Erfüllung in beruflicher Hinsicht sind gleichfalls Vorraussetzungen. Diese Theorie wird einer genaueren Analyse unterzogen.

Seminarskript (200 Seiten) und Test-und Übungspaper (60 Seiten) sind vorhanden.

Zeitmanagement-Methoden

Zu den alten und neuen Zeitmanagement-Methoden gehören ein kleiner Taschenkalender, ein Zeitplanbuch (ZPB), das Ziel- und Zeitplanbuch (ZZB) mit seinen optimalen Möglichkeiten, Pocket Mate, elektronischer Organizer und eine EDV-Software. Diese Software lässt es zu, dass zwischen verschiedenen EDV-Benutzern Daten ausgetauscht werden. Auch können Daten über die EDV so eingegeben werden, dass anschließend ein Andruck erfolgen kann auf A5-Blätter, die anschließend in das ZZB eingelegt werden.

Selbstmanagement

Zeit ist eigentlich nicht zu managen. Sie verrinnt unabänderlich. Organisierbar sind Arbeit und Aufgaben. Wenden wir Zeitplantechniken auf unser eigenes Leben an, z.B. um einen Teil unserer Freizeit zu planen, wird unser Zeitmanagement zum Selbstmanagement. Zu letzterem gehören Sport, Yoga und Gymnastik, Autogenes Training und Meditation, wie gleichermaßen Kuren und gesunde Lebensführung (Ernährung, Schlaf, Bewegung), Homoöpathie und Biochemie.Säfte, Aloe Vera, ein Nahrungsergänzungsmittel, dient der Stärkung des Immunsystems, wird zur Haarpflege und zur Behandlung einfacher Krankheiten (Herzbeschwerden, Verbrennungen) verwendet. Ein Schmerzenzym wird zur generellen Stärkung des Immunsystems eingesetzt. (Beruflicher) Streß wird mit einem guten Selbst- und Zeitmanagement bewältigt.

Autogenes Training (AT)

Zu einem gesunden Selbstmanagement gehören Mental-Hygiene und mentales Training (MT). Eine Möglichkeit der Klärung unserer Gedanken und Erfolgsausrichtung ist das Autogene Training (AT). Tägliches AT soll uns "programmieren" auf Gesundheit, Erfolg und Erfüllung und dient - prinzipiell - der Entspannung und der Handlungsvorbereitung; es hat keine Handlungsersatzfunktion. Weitere Möglichkeiten sind Progressive Relaxation (PR), Hypnose und Yoga und Gymnastik; ein ganz modernes Verfahren ist NLP.

Das AT dient unmittelbar der Gesundheit durch die Umschaltung der körperlichen Vorgänge auf Entspannung und Ruhe während seiner Ausübung. Nach der Ausübung des AT handelt der es Praktizierende im Alltag. Insofern ist AT mittelbar am Handlungserfolg und Gesundheit im Alltag beteiligt.

Persönliches Effektivitäts Programm (Büroorganisation mit PEP)

Das persönliche Effektivitätsprogramm ist ein Übungsprogramm zur Erhöhung Ihrer persönlichen Effektivität/Effizienz im Büro und Heimbüro. Sie werden angeleitet, allein oder mit jemanden zusammen zu trainieren, die "richtigen Dinge zur richtigen Zeit richtig zu tun". Das höchste Prinzip lautet: Tun Sie es sofort. Diesen Grundsatz gilt es in täglicher Routine einzuhalten. Sie planen den kommenden Tag und Ihre weiterreichende (berufliche) Zukunft und "ziehen Ihre Sache durch", bis Sie Ihr Ziel erreicht haben. Nach dem Seminar sollen Sie - konsequenterweise - Ihren Arbeitsplatz zu Hause oder den in Ihrer Firma und Ihre Arbeit dort neu verstehen und organisatorische Veränderungen vornehmen können.

Existenzgründung

Dieses Seminar soll vertieft die Schwerpunkte der Existenzgründung bearbeiten. Diese sind typischerweise: Werte-, Ziel- und Zeitanalysen für den persönlichen und Firmenbereich; Informationsphase und Sicherung von Unterstützungen, einschließlich Partnerschaften und Fördergelder; Finanzierungsformen und Banken; Rechtsformen; Steuerberater; Finanzamt und Gewerbeanmeldung; Suche nach geeigneten Mitarbeitern/innen; Unternehmens-, Büro- und Zeitorganisation; Marketing(Produktgestaltung/Werbung) und Akquisition; Kunden und Lieferanten; Risikoverringerung. Insbesondere werden spezifische Risiken und generelle Scheiterungsgründe gemeinsam analysiert. Der Schwerpunkt wird allerdings auf dem Strategie-Gedanken liegen, daß es einfacher ist, die Stärken in der Unternehmensgründung zu stärken als Schwächen über Gebühr zu beachten. Persönliche Beispiele und Einzelfall-Analysen sollen eine Vertiefung des Überblickes ermöglichen.

Delegation

Führungskräfte sind vornehmlich Generalisten. Spezielle Aufgaben, Routinetätigkeiten und Projekte können übertragen werden auf die Mitarbeiter (MA). Delegierbar sind Kompetenz (Zuständigkeit) und Verantwortung. Nicht delegiert werden Führungsaufgaben: Mitarbeiterauswahl und Kontrollen wichtiger Ziele. Sie, der Vorgesetzte, geben dem Mitarbeiter das Ziel vor, allerdings nicht den Weg zum Ziel. Mit diesem Vorgehen fördern Sie die Selbständigkeit des Mitarbeiters. Sie achten seine Kreativität und Freiheit. Der richtige Mitarbeiter gehört an den richtigen Arbeitsplatz. Beurteilen Sie vor der eigentlichen Delegation Fachwissen, soziale Fertigkeiten (EQ), Auslastung, Über- und Unterforderung, Motivation des MA.

Ziele

Ziele sind ein Führungsinstrument gegenüber Mitarbeitern. Sie werden gemeinsam vereinbart oder von sogn. oben in der Betriebshierarchie nach sogn. unten gesetzt. Sie sind schriftlich formuliert. Für den Einzelunternehmer und den Freiberufler ohne Mitarbeiter dienen Ziele der Orientierung und Eigen-Führung. Unterschiedliche Ziel-Interessen bedürfen der Analyse und Entscheidungsherbeiführung. Ziele sind SMART, widerspruchsfrei, konstant und konkret. Wenige und transparente Ziele sind besonders einprägsam. Prinzipiell sind zu unterscheiden Erhaltens-, Veränderungs- und Innovationsziele. Ein Ziel darf nicht über- oder unterfordern. Einer Ziel-Diskussion vorangehen sollte eine Abklärung der persönlichen und Firmen-Werte (Unternehmenskultur).

Projektmanagement (T/s)

Ein Projekt ist plan- und durchführbar in vier Phasen: Start, Planung, Durchführung und Auswertung. Das japanische Modell liegt dem Projektmanagement zugrunde. Eine verlängerte Planungsphase erniedrigt die Fehlerquote und spart gegenüber dem amerikanischen Modell, welches mit kürzerer Planung verläuft, Kosten. Zur stringenten Durchführung des Projektes gehören Ziel-Bestimmung per Brainstorming mit Mind-Mapping und SMART. Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken werden mit SWOT analysiert. Nicht zu beeinflussende Ereignisse, mit Einfluß auf das Projekt, sollen durch das Niederschreiben der "Kritischen Erfolgsfaktoren" theoretisch vorweggenommen werden und die Gefahr eines Scheiterns des Projektes verringert werden. Das Projekt ist von Anfang bis Ende "getimt" und alle seine Mitarbeiter eingebunden in Aufgabenplan und Funktion.

Führung

Zur Mitarbeiter-Führung werden von dem Vorgesetzten Wissen (Know-How), Erfahrung (Berufserfahrung), Zeitmanagement-Techniken und als vierte Kompetenz: Persönlichkeit verlangt. Der Entwicklung der Persönlichkeit geht voran eine Analyse und Verankerung der eigenen Werte, ohne welche Ziele nicht adäquat gefunden werden können. Nur mit einem sicher verankerten Werte- und Ziel-System ist eine Führungskraft ein Vorbild und wirkt echt und kann überzeugen. Qualitäten einer guten Führungsperson sind Ehrlichkeit, Reife, Urteilsvermögen, Ethik, Verantwortungsbewusstsein. Sie löst im besagten Modell ein Problem nicht in der Streß-Situation, sondern durch Abstand von ihr.

Coaching

To coach kommt aus dem Englischen und heißt trainieren. Zu einem normalen Coaching-Gespräch gehört es, die Gut-Leistungen des zu Coachenden, zum Beispiel eines Mitarbeiters, an den Anfang des Coaching-Gespräches zu stellen. Wecken Sie seine Bereitschaft. Es muß ausreichend Zeit für das Gespräch vorhanden sein und vorher bestimmt werden. Hören Sie aktiv zu, paraphrasieren Sie und bleiben Sie empathisch. In der Zielfindung achten Sie auf SWOT, GROW und SMART. Zusätzliches Autogenes Training entspannt eine Problemsituation, gibt zusätzlichen Überblick und schafft Raum für kreative Einfälle. Abschließend geben Sie, möglichst gemeinsam, einen positiven Ausblick auf die anstehenden Arbeiten.

Bewerbertraining

Das Bewerbertraining unterstützt Arbeitssuchende bei ihren Bemühungen um einen Arbeitsplatz bzw. um einen Ausbildungsplatz. Seine Inhalte sind: Lebenszielplanung und berufliche Interessensschwerpunkte; Organisation des Alltags bezüglich Zeit, Aufgaben und Mitteln. 

Aufgebaut wird ein Bewerbungsordner und erstellt wird eine einwandfreie Bewerbungsmappe mit Anschreiben (DIN 5008), lückenlosem Lebenslauf, zeitnahem Bewerbungsfoto und der "Seite drei", der Werbespot-Seite. Intensiv werden im Rollenspiel das Bewerberverhalten im Vorstellungsgespräch trainiert. 

Telefontraining

Inhalt des Telefon-Trainings sind die Telefon- Bewerbung, Begrüßung bei ausgehenden/eingehenden Anrufen, organisatorische und materiale Vorraussetzungen des Telefonierens (Telefon mit Anrufbeantworter, Telefon-Notizblock, Terminkalender).Vorbereitende Arbeiten sind: Telefon-Ziele festlegen, ggf. Informationen sammeln/verarbeiten, Einwandsvorwegnahme. 

Zu den Telefon-Techniken gehören aktives Zuhören, "Sag-Es-Frag-Es", Fragetypen (offen und geschlossen), die mit Rhetorik-Übungen vertieft werden sollen.

In Rollenspielen werden intensiv geübt: Vorstellen am Telefon, einschließlich einer Analyse der Stimme (Lautstärke, Klangfarbe, Geschwindigkeit und anderer Eigenschaften). 

Wichtige, insbesondere berufliche Telefongespräche müssen nachbereitet werden. Manchmal notwendig sind anschließendes Bestätigen-Lassen der Telefon-Ergebnisse durch den Gesprächspartner, Delegieren und/oder Terminieren. Typische Erfolgshindernisse ("Gesprächspartner hat keine Zeit", ) werden systematisch analysiert. 

Gesunde Lebensführung

Wenden wir Zeitplantechniken auf unser eigenes Leben an, z.B. um einen Teil unserer Freizeit zu planen, wird unser Zeitmanagement zum Selbstmanagement. Zu letzterem gehören eine gesunde Lebensführung: Ernährung, Schlaf, Bewegung, Sport, Yoga und Gymnastik, Autogenes Training und Meditation, wie gleichermaßen Kuren, Homoöpathie und Biochemie und vieles andere mehr.Der Aloevera-Saft kann ein Bestandteil unserer Ernährung sein. Dieser Saft, ein Nahrungsergänzungsmittel, dient der Stärkung des Immunsystems, wird zur Haarpflege und zur Behandlung einfacher Krankheiten (Herzbeschwerden, Verbrennungen) in innerlicher und äußerlicher Anwendung verwendet. Negativer Streß wird mit ihm bewältigt